Bir dönem özgeçmişlerde öne çıkarılan multitasking (çoklu görev) yani aynı anda birden çok işi yapabiliyor olma becerisinin bir masal olduğu çoktan ortaya çıkmış durumda. Gerçi bir patron ya da yönetici hala aynı andan birden çok işi bir arada yapabilen personellerin hayalini kuruyor olabilir. Ama şunu özellikle belirtmekte fayda var, aynı anda birden çok işi yapabiliyor görünmek verimlilik yaratmayı bırakın zararlı dahi olabiliyor. Neden çünkü ciddi bir odaklanma problemi yaratıyor.
Odaklanma problemi gündelik hayatımızda önemli bir yer tutuyor. Ses ve ışıkla bizi sürekli uyararak gelen bildirimleri kontrol etmeye zorlayan akıllı telefonlarımız, açık ofis ortamında içeriye giren çıkanlar ve onların sesleri, susmayan dahili telefonlar, saniyede bir posta kutumuza düşen ilgili ilgisiz onlarca e-posta ve uzayıp giden bir liste. Bunların hepsi herhangi bir işe tam odaklanmışken bizi bölen, dikkatimizi dağıtan dolayısı ile verimliliğimizi düşüren uyaranlar.
Günümüzde uyaranların sayısının ve çeşidinin artması ile odaklanma problemi çok yoğun yaşanıyor ama aslında yeni bir problem değil.
Yazının girişindeki resim Huge Gernsback’e ait Isolator isimli bir icat. İcadı anlatırken Huge Gernsback’in yaptığı açıklama oldukça çarpıcı;
“Düşünün ki masanıza oturdunuz ve önünüzdeki işe başlamaya hazırsınız. Pencereler kapalı bile olsa dışarıdan sızan sokak gürültüleri size ulaşabilir. Bir telefon çalar, bir yerde bir kapı çalar, düşünce akışınız bölünür.”
Sessizlik şart. Ama tek başına yeterli değil.
“Mutlak sessizlik içerisinde bile olsanız, genellikle görüş açınıza giren şeyler yüzünden kendi dikkatinizi kendiniz dağıtırsınız. Gözünüz duvar kağıdına takılır ve bir bakmışsınız ki desenini inceliyorsunuz. Veya odada uçan sineği görürsünüz…”
Yani özetle diyor ki; odaklanma ve verimlilik için kendinizi tamamen izole etmeniz gerekir. Ses ve görüntüden uzak dur. Bunun içinde Isolator isimli bir kask icat etmiş. Kaskın yapısı ilginç. Zaman içinde aldığın oksijenin negatif etkilenmemesi için icada eklemeler dahi yapılmış.
Bu icat zamanında çok fazla ilgi görmemiş. Pek popüler olmamış. Ama çıkış noktasına baktığınızda haklılık payı olduğunu kabul etmek gerek.
Şimdi gelelim multitasking masalına ve kendi gerçeğimize. Multitasking aslında bilgisayar teknolojileri ile ilgili bir kavram. Kısaca çoklu görev olarak tanımlayabiliriz ve birden fazla görevin ve/veya sürecin belirli bir zaman boyunca eş zamanlı olarak yapılması anlamına gelir. Teknolojik bir alet söz konusu iken verimli ve işlevsel olabilir ama insan hayatında kolay olmadığı gibi tehlikeli bile denebilir. Araba kullanırken telefonla görüşen, mesajlaşmaya çalışan insanların sebep olduğu pek çok kazayı düşündüğümüzde bana hak vereceğinizi umuyorum.
Gün içinde kendinizi hayal edin. Bir toplantı esnasında e-postalarınızı yanıtlamaya çalışmak, sizinle bir konu hakkında görüşmeye gelmiş iş arkadaşınızı dinlemeye çalışırken ekranda başka bir iş bitirmeye çalışmak, telefonla konuşurken el kol hareketleri ile ekibinize talimat vermeye çalışmak çok sıradan ve ilk akla gelenler sanırım. İşte bunları yaparken hep multitasking yapmış oluyorsunuz. Peki tüm bunları yaparken yaptığınız işin kalitesini ve verimliliğinizi düşünün bir de. Muhtemelen hepsi yarım. Yarım yamalak ve hataya açık işler olumsuz etkilerden sadece biri. Gelin birlikte bakalım multitasking bizi nasıl olumsuz etkiliyor.
YAPILAN İŞİN KALİTESİ DÜŞER
Yaptığınız işin kalitesinin düşmesi çok muhtemel. Bir toplantı esnasında cevapladığınız e-postalarda cümleleriniz pek çok anlam düşüklüğü ve imla hatası içerecektir. Hem toplantıya katıldım, hem de e-postalarımı cevapladım diye anlık bir mutluluk yaşayabilirsiniz. Ama yöneticinize gönderdiğiniz rakamlarda hata yaptığınızı fark ettiğinizde bu mutluluk kursağınızda kalabilir. Ya da bir müşteriye verdiğiniz yanlış fiyat bir faciaya yol açabilir.
STRES SEVİYENİZ YÜKSELİR
Aynı anda birden fazla şeyle uğraşmak ve hiç birine yeterince konsantre olamamak stres seviyenizin yükselmesine neden olacaktır. Tek bir işin üzerinizde yarattığı stresin ikiyle çarpılmış halini düşünün. Ayrıca bitiremedikçe beyninizin bir köşesinde sizi rahatsız eden işler ile cabası.
ÜRETKENLİĞİNİZ AZALIR
İnsan beyni bir bilgisayar gibi çalışamaz. Bir bilgisayar aynı anda müzik çalarken, yazı yazmanız için gereken programı çalıştırabilir ve e-postalarınızı alabilir. Çok görevlilik aslında tam olarak budur. Ama multitasking esnasında insan beyninin yaptığı sadece iki görev arasında çok hızlı geçişler yapmaktır. Ama araştırmalar göstermiştir ki kesintiye uğrayan işlere yeniden odaklanmak için insan beyni en az 25 dakikalık bir zamana ihtiyaç duymaktadır. Yani her yapılacak iş arasında geçiş yaptığınızda verimli çalışma zamanınızdan çalacağınız süre belki de işi bitirme süresinden çok daha fazla olacak.
BEYİN FONKSİYONLARINIZ YAVAŞLAR
Beyin, sadece tek bir işi yapmak için odaklanabilme yeteneğine sahip. Bu nedenle aynı anda birden fazla görev aldığında kendini zorluyor ve zarar görebiliyor. Üstelik İngiltere Üniversitesi’nin yaptığı araştırma sonucunda bu zararın kalıcı hasarlara bile yol açabildiği gözlenmiş. Londra Üniversitesi’nin araştırmasına göre ise multitasking’e devam edenlerin IQ seviyesi, bağımlı kişiler ile aynı seviyeye kadar düşebiliyor. Bu IQ düşüşleri, bir gece uykusuz kalanlarda veya esrar kullananlarda görülenlere benziyor. Bu da beyni karmaşık işlerle yormanın ne denli büyük bir sorun teşkil edeceğini kanıtlıyor.
Çoklu görevin terk edilmesi gerektiği konusunda hem fikirsek, o zaman ne yapmalıyız sorusu ardından gelecektir. Bu sorunun pek çok kez sorulduğundan emin olabilirsiniz. Çünkü kullanılan ve işe yaradığı test edilmiş pek çok yöntem ve teknik var. Bunlardan bir kaçının kısa özetini aşağıda bulabilirsiniz. Umarım denemeye değer bulursunuz ve işinize yarar.
IVY LEE METODU
Her akşam bir sonraki gün bitirmek için altı tane görev belirliyorsunuz. Bu görevlerin sizin için önemi dolayısı ise öncelik sırası çok önemli. Ertesi günse, bir işi bitirmeden diğerine geçmiyorsunuz. Hedeflediğiniz altı görevi tamamlayamazsanız, görevleri ertesi güne devrediyorsunuz.
PARETO PRENSİBİ
Elde ettiğimiz sonuçların % 80’i gösterdiğimiz % 20 çabanın eseridir. Yani sizi en başarılı ve verimli hale getiren % 20’lik işleri keşfetmeniz gerekiyor. Çabanızı ve zamanınızı bu dilime ayırmak sizi başarıya biraz daha yaklaştıracaktır.
POMODORO TEKNİĞİ
25’er dakikalık odaklanmış çalışma prensibine dayanan bir teknik. 25 dakika boyunca başka hiç bir şey ile ilgilenmeden yaptığınız işe konsantre oluyorsunuz. 5 dakika mola veriyorsunuz. Tekrar bir 25 dakika daha çalışmaya devam. 4 adet 25 dakikalık çalışma sonunda 30-35 dakikalık uzun bir mola veriyorsunuz. Teknikte kilit nokta 25 dakikalık çalışma diliminde sadece işinize konsantre olmak. Yani e-posta kutusu ya da telefon bildirimleri kapalı. Dikkat dağıtıcı her şeyden uzak durmanız gerekiyor.
Uzun lafın kısası bu tekniklerin her birinde ortak özellik odaklanma. Odaklanmanın kişiyi nasıl başarıya ulaştırdığını kendi alanlarındaki en iyileri incelediğinizde görebilirsiniz. Çünkü hepsinin ortak özelliği odaklanma becerileri.
Çoklu görev tuzağına düşmeden, az ama öz çalışarak daha verimli olabileceğimiz bir gerçek diyor ve sevdiğim bir söz ile yazımı noktalıyorum.
‘‘Üretkenlik hiçbir zaman şansın sonucu değildir. Her zaman mükemmelliğe, akıllı planlamaya ve odaklamış çabaya bağlıdır.’’ Paul J. Meyer
Ziynet GİTMEZ
